L’azienda tascabile
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MOBILE & DMS

di Graziano Guazzi

Nel 1980, quando iniziai a programmare i computer, solo le grandi imprese potevano permettersi di usarli per gestire il business. Oggi, è uno strumento indispensabile. Tuttavia, gli armadi e le cantine di oggi sono rimasti gli stessi di allora. In effetti, le stampanti hanno sostituito le penne, ma la carta è rimasta (anche in molte grandi imprese). Considerando questo aspetto, il grado di informatizzazione del terzo millennio è zero. Ma le cose stanno (velocemente) cambiando. Oggi, l’infrastruttura e i necessari adeguamenti legislativi permettono di “dematerializzare” i documenti, convertendoli in formato digitale, così da beneficiare dei netti vantaggi di fruizione offerti dalla tecnologia. Ad esempio, quelli di poterne fruire (o poterli produrre), con la tecnologia mobile, in ogni luogo e in qualunque momento.

Dematerializzazione

Trasformare qualsiasi documento materiale, che storicamente possiede la concretezza necessaria a renderlo immediatamente riconoscibile, trasmissibile e utilizzabile presso una data comunità, in un’entità fisica digitale che può essere prodotta, riconosciuta e interpretata come documento, tramite una tecnologia (normata dal legislatore) che ne garantisce il rispetto dei requisiti idonei alla sua legittimazione, richiesti di volta in volta dai casi d’uso.

Prepariamoci, dunque, a smantellare gli archivi … tutto qui? … francamente, sarebbe poco. In realtà, l’utilizzo dei documenti digitali e della tecnologia mobile apre la strada a straordinarie opportunità per la revisione dei processi aziendali con l’obiettivo di migliorarne l’efficacia e l’efficienza. Questo, a mio avviso, dovrebbe essere lo scopo primario di ogni progetto di dematerializzazione. A titolo di esempio, su GBI N°. 154 (Giugno-Luglio 2016), ho descritto come potrebbe essere modificata la gestione dei vuoti a rendere. Voglio ora accedere un faro sulla gestione impianti, con l’esperienza maturata su centinaia di distributori di beverage (piccoli e grandi).

La gestione degli impianti è, per quasi tutti (non mancano esempi notevoli), un disastro:

  1. Carta: tanta
  2. Errori: anche
  3. Costi gestionali: di più.

Come risolvere? E’ meno difficile di quello che si pensa:

  1. Il punto di partenza è la sensibilità dell’imprenditore al problema. Se manca la determinazione non è possibile procedere.
  2. Occorre poi accantonare un mito: il personale non ha le competenze necessarie. Questa considerazione, quasi sempre, è una scusa che l’imprenditore usa per accantonare il problema (vedi punto 1).
  3. Il resto lo fa la tecnologia.

DMS
Document management system

Letteralmente “Sistema di gestione dei documenti” è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti. Tecnicamente il DMS è un’applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni talvolta massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. La dizione talvolta ha sovrapposizioni con il concetto di content management system (gestione dei contenuti). Quando il DMS è utilizzato in un’azienda o in genere in un’organizzazione strutturata, viene spesso denominato enterprise content management (ECM), in questo contesto assume particolare importanza la funzione del workflow.

Con l’evoluzione tecnologica, i DMS hanno esteso la gestione ai documenti in formato elettronico alla gestione delle immagini e alle versioni digitalizzate o scansionate di documenti originariamente prodotti su carta.

 

Dove esiste un minimo di informatizzazione della gestione impianti il processo è il seguente:

  1. Nel sistema vengono registrati gli interventi di installazione, rimozione, correttivi e il piano delle sanificazioni
  2. I lavori vengono man mano assegnati ai tecnici (carta/telefonate)
  3. I tecnici documentano le attività, i materiali utilizzati, tempi e raccolgono la firma del cliente (carta)
  4. L’ufficio riprende la documentazione (spesso, la interpreta!) e la registra a sistema (carta)
  5. La carta viene archiviata.

Utilizzando una specifica APP, il processo può essere trasformato nel seguente modo:

  1. Nel sistema vengono registrati gli interventi di installazione, rimozione, correttivi e il piano delle sanificazioni
  2. I lavori vengono man mano assegnati ai tecnici (direttamente visibili sul tablet/telefonate)
  3. I tecnici documentano le attività, i materiali utilizzati, tempi e raccolgono la firma del cliente (direttamente sul tablet, spuntando liste precompilate)
  4. Dati e documenti digitali vengono in tempo reale trasmessi in sede per gli aggiornamenti e l’archiviazione automatica.

I vantaggi sono:

  1. Eliminazione dei costi di consuntivazione dei lavori
  2. Riduzione degli errori (utilizzo di liste precompilate)
  3. Aggiornamento dei dati in tempo reale
  4. Tracciatura dei tempi e dei percorsi
  5. Visibilità sui tablet della storia completa del Punto Vendita
  6. Accesso on line a tutti i documenti digitali (Bolle di consegna, Rapporti intervento, Contratti di Comodato, etc.).

Mi fermo qui. Ci sarebbe molto altro da spiegare (entrando nei dettagli). Tuttavia non è lo spazio giusto. Diversi imprenditori sensibili a questo tema si sono già mossi. E’ solo un inizio, ma vi suggerisco di approfondire con loro alla prima occasione. Il mio intento era quello di accendere la curiosità di chi legge su temi di cui si parlerà sempre più spesso. Mi auguro di esserci riuscito.

Il processo di dematerializzazione ha più di 7.000 anni

Come per le tacche e i nodi, anche per i sassolini si è arrivati a usarne forme e grandezze diverse, per rappresentare numeri diversi. A partire dal IV millennio a.C., le pietre venivano rinchiuse in contenitori di argilla, chiamati “bolle”. Le bolle fungevano da documenti di trasporto di prodotti o merci, e hanno dato il nome alle nostre “bolle di accompagnamento”. La loro funzione era registrare il numero degli oggetti trasportati, a fini di controllo. Bastarono poco più di cinquecento anni, per passare in rapida successione da una rappresentazione numerica tramite le pietre, a un suo supporto grafico costituito di disegni stilizzati delle pietre, a una rappresentazione autonoma mediante cifre, a un sistema di scrittura completo e in grado di rappresentare non solo le quantità e i numeri, ma anche gli oggetti che agli inizi ci si limitava a contare (tratto da Il museo dei numeri, di Piegiorgio Odifreddi, Rizzoli 2014). Poi venne l’inchiostro e la carta, ed infine i computer e la Rete.